В вашем тарифе Экстерна есть возможности, которые ускорят работу с отчетностью за клиентов. Самые полезные сервисы мы собрали в этот обзор. Рекомендуем начать пользоваться ими прямо сейчас.
Лайфхак 1 一 оформите доверенности
Если подписывать отчетность организации будет не руководитель своим некопируемым сертификатом, а уполномоченный представитель с сертификатом физлица или сертификатом сотрудника, вы можете оформить доверенности.
| Ведомство | Что и как оформляем |
|---|---|
| СФР |
Чтобы сдавать отчеты в СФР по доверенности, подключите организацию к ЭДО СФР с помощью формы ЗПЭД и наделите бухгалтера правами с помощью формы УПУП. Обе эти формы должны быть подписаны сертификатом руководителя. Если руководителя рядом нет, вы можете передать формы на подписание через сервис Дистанционное подписание отчетности. Если вы планируете работать по доверенности с больничными по проактивной схеме, оформите МЧД. Сделать все правильно помогут инструкции: |
| ФНС | Отправьте в ФНС электронную доверенность (МЧД) или добавьте в Экстерн бумажную доверенность. |
| Росстат | Нет формата МЧД, можно оформить бумажную доверенность, отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма», а также уточнить у территориального органа государственной статистики, нужно ли предоставить им оригинал. |
Подробнее о том, что изменится в работе с сертификатами и доверенностями в 2023 году, читайте в статье.
Лайфхак 2 一 отправляйте отчеты на подпись директору дистанционно
Не нужно ждать, пока руководитель компании приедет в офис, чтобы подписать отчеты. Дистанционное подписание отчетов в Экстерне поможет отправить отчетность в контролирующие органы вовремя и не нервничать, даже если директор и его некопируемый сертификат далеко, а доверенности у вас нет.
Подробные инструкции для бухгалтера и руководителя есть в Справке, а также мы сняли короткое видео 一 смотрите, как это работает. Узнать, подключен ли у вас сервис, и докупить нужное количество лицензий вы можете в разделе «Управление тарифом».
Лайфхак 3 一 работайте, где и когда удобно, и подключайтесь к компьютеру клиента
В период отчетности каждая минута на счету. Сервис Контур.Доступ позволит быстро подключиться к нужным компьютерам и устройствам через интернет. Например, когда вы работаете на удаленке, а необходимые программы или черновики отчетов находятся на компьютере в офисе. Или использовать как альтернативу дистанционному подписанию 一 чтобы отправить отчетность, вы можете по согласованию с руководителем подключиться к его компьютеру, отчеты будут подписаны нужным сертификатом.
Подробное описание возможностей вы найдете на сайте. Там же можно оформить бесплатный демо-доступ на четыре дня, выбрать тариф и самостоятельно подключиться.
Лайфхак 4 一 настройте доступ к документам
Настройте «Хранение расшифрованных документов» 一 эту опцию стоит включить, чтобы пользователи Экстерна, которые имеют доступ к документам организации, могли просматривать без сертификата отчеты ФНС, ПФР и Росстата в веб-версии сервиса и в мобильном приложении.
Лайфхак 5 一 создайте архив документов на компьютере
Бесплатная программа Контур.Архив создаст хранилище цифровых копий документов, которые вы отправили через Экстерн. И будет поддерживать его актуальность 一 как только в Экстерне появятся новые документы, программа скачает их.
Важный момент: в Архиве будут доступны не только исходные файлы, но и печатные формы отчетов и технологических документов 一 подтверждение даты отправки, квитанции, извещения и другие.
Узнайте больше о возможностях программы на странице сервиса, установите и настройте по инструкции.
Лайфхак 6 一 общайтесь с клиентами удаленно и экономьте время на встречах и звонках
Пригласите клиентов работать с вами в Экстерне 一 откройте каждому Кабинет клиента. Это бесплатный удобный сервис, который позволит вашим клиентам:
- отслеживать статусы по своим отчетам и печатать их;
- самостоятельно находить старые отчеты;
- печатать требования из ФНС и видеть по ним статусы квитанции и ответа.
Вам больше не нужно пересылать все эти документы — клиент будет иметь к ним доступ в любой момент.
Лайфхак 7 一 используйте массовые действия с отчетами и требованиями
В Экстерне есть возможности, которые существенно сэкономят ваше время:
- массовая загрузка поможет быстро загрузить в систему до 1000 отчетов;
- массовая проверка и отправка сократит количество однотипных операций, которые нужно проделать бухгалтеру;
- массовые действия с требованиями оптимизируют работу 一 вы можете расшифровать много требований сразу, отправить все нужные квитанции, отметить требования выполненными или отправить в работу.
Лайфхак 8 一 используйте для разовых клиентов отчеты из пакета
Если среди ваших клиентов есть организации и ИП, которые сдают отчетность пару раз в год, не стоит тратить на них ячейку: подключите для обслуживания таких клиентов сервис «Пакет документов» и расходуйте отчеты из пакета поштучно.
Лайфхак 9 一 отправляйте отчеты и документы из Экстерна на email
На странице каждого отчета в ФНС и Росстат есть возможность отправить его на электронную почту. Вы можете использовать эту опцию, чтобы:
- передать клиенту файл отчета;
- сообщить клиенту статус документооборота;
- сохранить отправленный отчет в своей электронной почте.
При этом пересылать можно не только отчеты, но и представления, требования, заявления, ИОН-запросы и входящие письма, а также технические документы, например, сообщение о представительстве (СоП). История пересылки сохраняется, вы всегда можете посмотреть, когда и кому отправляли файлы.
Пересылая отчетность из Экстерна, вы можете оформлять письма в фирменном стиле — с данными вашей бухгалтерской фирмы, в цветах вашего фирменного стиля. Подробнее о том, как менять оформление писем, читайте в новости.
Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/38250-9_lajfhakov_v_externe
